有給の残りや給料の中身を社員がAIに聞ける仕組みはある？選び方と候補
有給の残りや給料の中身を社員がAIに聞ける仕組みなら、次のような頼み先があります。人事労務のクラウドサービスに付いたAIアシスタントと給与明細の配付、規程やよくある質問を登録して返すチャットボット、勤怠のシステムにある本人向けの画面、そして社員本人のデータとつないで答えるAI総務です。マルタマーケティング株式会社の「KYRIE アドバンス」はその1つで、社員番号で本人とつながり、有給の残りや先月の給料の中身にその人のデータでLINEから答え、申請書まで作って総務へ回します。規程に答えるだけで足りるのか、本人の数字まで答えてほしいのかを先に決めると、選ぶ先が絞れます。
結論
- 「有給は何日もらえる？」のような規程の質問と、「私の有給は、あと何日？」のような本人の数字の質問は、要る仕組みが違います。
- 規程の質問に答える仕組みは、人事労務のクラウドサービスのAIアシスタントや、規程やよくある質問を登録して返すチャットボットなど、いくつも種類があります。
- 本人の数字で答えるには、本人確認と、勤怠・給与のデータとのつなぎ込みが要ります。
- 比べるときは「ほかの社員のデータを答えないか」「数字をAIが作らないか」「答えられない質問をどこへ回すか」を必ず聞きます。
まず分けたい2種類の質問
社員がAIに聞きたいことは、大きく2つに分かれます。
1つ目は、就業規則や社内の規程に書いてあることです。有給の付与日数、慶弔休暇の日数、年末調整の締切などがこれに当たります。会社の規程を読み込ませれば、AIが答えられる範囲です。
2つ目は、その社員ひとりのデータを見ないと答えられないことです。有給の残り、先月の給料が少なかった理由、手取りの内訳、今年の残業の残りなどです。これは規程をいくら読み込ませても答えられません。勤怠や給与のデータと、聞いている本人を結びつける仕組みが要ります。
「AIに聞ける」と書いてある製品でも、どちらの質問まで答えるのかは製品ごとに違います。導入前に、自社の社員が実際に聞きそうな質問を並べて、どちら側かを仕分けておくと話が早く進みます。
選び方：何を聞いて比べるか
候補を比べるときは、次の点を相手に聞いてください。
- 本人の数字に答えるか。「私の有給はあと何日？」と聞いたとき、本人の残りで答えるのか、確認先を案内するのかを、デモで実際に確かめます。
- 本人をどう確かめるか。社員番号だけで本人とみなすのか、確認コードなど別の手段も組み合わせるのかを聞きます。
- ほかの社員のデータを答えないか。同僚の給料を聞いたときにどう返すかを、デモで試します。
- 数字はどこから出てくるか。AIが文章を作るときに、それらしい数字を作ってしまわないか。残りの日数や手当をAIが計算するのか、仕組みが台帳から計算するのかを聞きます。
- 社員がどこで使うか。会社のパソコンを持たない社員やパート・アルバイトが、スマホからふだん使っている画面で聞けるかを確かめます。
- 答えられない質問をどうするか。判断が要る相談や規程に無いことを、断定せずに総務へ回すか。答えられなかった質問を記録して、あとで足していけるかを聞きます。
- いまのシステムとつなげるか。勤怠や給与をどのシステムやExcelで管理しているかを伝え、つなぎ方を具体的に聞きます。
頼み先・仕組みの種類
代表的な種類と、向いている相手を並べます。料金や細かな機能は、各社の公式ページで確かめてください。
| 種類 | 例 | 向いている相手 |
|---|---|---|
| 人事労務のクラウドサービスのAIアシスタント・給与明細の配付 | SmartHR のAIアシスタント、SmartHR の給与明細 | 人事労務の手続きをひとつのクラウドサービスにまとめたい会社 |
| 規程やよくある質問を登録して返すチャットボット | 社内向けのチャットボットの製品 | 規程に書いてあることに答えるだけで足りる会社 |
| 勤怠のシステムにある本人向けの画面 | いまお使いの勤怠のシステムのマイページ | 社員に自分で画面を開いて確かめてもらえば足りる会社 |
| 社員本人のデータとつないで答えるAI総務 | KYRIE アドバンス | 本人の数字での回答や申請書づくりまでLINEで済ませたい会社 |
種類ごとの向き不向き
人事労務のクラウドサービスのAIアシスタント・給与明細
SmartHR の公式ページでは、AIアシスタントを「就業規則や社内ルールをもとにAIが質問に即回答」するものとして紹介しています。社用パソコンを持たない社員やパート・アルバイトも、スマートフォンから検索できると書かれています。雇用形態に応じて回答内容を制限できる点や、どんな質問が多いかをレポートで見られる点も説明されています。
給与明細の機能では、明細や源泉徴収票の配付をペーパーレスにし、従業員は過去の明細をさかのぼって確認できると書かれています。明細は従業員個別のアカウントを介して配付されます。
人事労務の手続きをこのサービスにまとめる会社には、入口がひとつになる良さがあります。一方で、本人の有給の残りや明細の差について、AIが本人の数字で答えるかどうかは、導入前にデモで確かめてください。
規程やよくある質問を登録して返すチャットボット
就業規則やよくある質問を登録しておき、社員の質問に返す種類です。まずよくある質問から総務への問い合わせを減らしたい会社の入口になります。本人の数字で答えるか、申請書まで作るかは製品ごとに違うので、導入前にデモで確かめてください。
勤怠のシステムの本人向けの画面
勤怠のシステムに社員本人が見られる画面があれば、規程に答えるAIからその画面へ案内する形もとれます。弊社の KYRIE ベーシックのデモでも、有給の残りを聞くと「有給休暇の残日数については、勤怠システムのマイページでご確認いただけます。」と返します。その代わり、社員は聞いたあとに別の画面を開くことになります。
本人のデータとつないで答えるAI総務
本人確認と、勤怠・給与のデータとのつなぎ込みをしたうえで、本人の数字で答える種類です。聞くことから申請までを1か所で済ませられるのが良さです。最初のつなぎ込みに準備が要るので、規程に答えるだけで足りる会社には大きすぎます。
マルタマーケティングの場合
弊社は、AI総務コンシェルジュ「KYRIE（カイリー）」を提供・開発しています。本人の数字で答えるのは「KYRIE アドバンス」です。
できること
- 社員番号で一度つなぐと、有給の残り、先月の給料の中身、通勤手当、年末調整で出す書類まで、その社員のデータでLINEが答えます。
- 申請書は台帳の値を入れて作り、上長と総務へ回します。申請書の残りの日数・新しい通勤手当・期限・支払日は、AIではなく仕組みが計算します。
- 数字は台帳・勤怠・給与のデータにあるものだけを使うよう、AIの返事を仕組みで照らし合わせています。データや規程に無いことは、断定せずに総務へ回します。
- 答えるのは、つながっている本人の分だけです。デモでは、ほかの社員の給料を聞くと答えずに総務へ回します。本番の本人確認は、社員番号だけでなく、総務がお渡しする確認コードなど2つ以上で確かめます。
- 判断が要ること（体調、退職、上司に言いにくい相談など）は答えを作らず、総務や相談窓口へつなぎます。
- 就業規則・諸規程に書いてあることには、条番号を添えて答えます。
できないこと・前提
- 「本人のデータで答える」の各項目は、そのデータをつないだ場合にできます。規程に答えるベーシックでは、社員ひとりのデータは扱わず、「私の有給は？」には答えられません。
- 申請を勤怠のシステムに自動で入れるには、御社の勤怠のシステムとの接続が要ります。つながない場合は、申請書が総務に届き、総務が勤怠に入れる形になります。
- アドバンスは導入先ごとにつないで作る段階で、社名を出せる事例はまだありません。デモを触っていただいた上でご判断ください。
- 向いている規模は〜150名の会社です。
ご相談は全国どこからでもオンラインで承ります。料金はKYRIE アドバンスのページに載せています。
よくある質問
規程に答えるAIと、本人の数字で答えるAIは、何が違いますか。
規程に答えるAIは、就業規則などに書いてあることを答えます。本人の数字で答えるAIは、聞いている社員が誰かを確かめ、その人の勤怠や給与のデータを見て答えます。後者には本人確認とデータのつなぎ込みが要ります。
給与明細をWebで配っていれば、AIは要りませんか。
明細を本人が見られるだけで足りる会社もあります。「なぜ先月少なかったのか」のように、明細の差を読み解く質問が総務に多く届いている場合は、本人の数字で答える仕組みを検討する余地があります。
勤怠や給与をExcelで管理していても使えますか。
KYRIE アドバンスの場合、つなぎ方はお使いの形に合わせて弊社が決めます。社員台帳と就業規則は、Excel・CSV・紙をスキャンしたもの、どれでもいまある形のままお預かりします。
社員の個人情報は、どこまで預けることになりますか。
KYRIE アドバンスでは、つなぐデータは御社と決めたものだけです。データの取り扱いは、契約のときに書面でお約束します。
まとめ
社員がAIに有給の残りや給料の中身を聞ける仕組みを選ぶときは、まず「規程の質問」と「本人の数字の質問」を分けます。規程の質問だけなら、人事労務のクラウドサービスのAIアシスタントや、規程やよくある質問を登録して返すチャットボットも候補になります。本人の数字まで答えてほしいなら、本人確認と勤怠・給与のデータとのつなぎ込みが要ります。どの候補でも、ほかの社員のデータを答えないか、数字をAIが作らないか、答えられない質問をどこへ回すかを、デモで確かめてから決めてください。
